Phí DEM, DET và Storage là gì? Cách phân biệt và hạn chế phí lưu container

DEM, DET và Storage vì sao thường bị nhầm lẫn?

Trong vận chuyển container, doanh nghiệp thường được hãng tàu hoặc cảng cấp một khoảng thời gian miễn phí. Nếu container hoặc hàng hóa không được lấy, rút và trả đúng thời hạn, các khoản phí theo ngày có thể phát sinh. Ba tên gọi thường gặp nhất là Demurrage, Detention và Storage, thường được viết tắt lần lượt là DEM, DET và phí lưu bãi.

Các thuật ngữ này dễ gây nhầm vì đều liên quan đến thời gian. Tuy nhiên, điểm tính phí, đơn vị thu và giai đoạn phát sinh không hoàn toàn giống nhau. Một số hãng tàu còn áp dụng cơ chế gộp thời gian DEM và DET. Do đó, doanh nghiệp phải đọc biểu phí và điều kiện trên thông báo cụ thể của từng hãng thay vì mặc định mọi lô hàng đều giống nhau.

Phí DEM là gì?

DEM, viết đầy đủ là Demurrage, thường là khoản phí do hãng tàu tính khi container đầy nằm trong khu vực cảng hoặc terminal quá thời gian miễn phí mà chưa được lấy ra. Đối với hàng nhập, thời gian có thể được tính từ mốc do hãng tàu quy định sau khi container được dỡ khỏi tàu hoặc sẵn sàng giao. Đối với hàng xuất, DEM có thể phát sinh khi container đã hạ vào cảng quá sớm hoặc lưu trong cảng quá thời gian được phép trước khi xếp lên tàu.

Nói đơn giản, DEM gắn với việc container của hãng tàu còn nằm trong terminal và bị sử dụng lâu hơn thời hạn miễn phí. Cách tính ngày, ngày miễn và mức phí tăng theo từng giai đoạn phụ thuộc biểu phí của hãng tàu, tuyến dịch vụ, loại container và từng quốc gia.

Phí DET là gì?

DET, viết đầy đủ là Detention, thường phát sinh khi container đã ra khỏi cảng nhưng chưa được trả rỗng về địa điểm được chỉ định trong thời gian miễn phí. Với hàng nhập, doanh nghiệp lấy container đầy về kho để rút hàng. Nếu quá hạn mới trả vỏ rỗng, hãng tàu có thể tính DET. Với hàng xuất, DET có thể liên quan đến khoảng thời gian chủ hàng nhận container rỗng nhưng chưa hạ container đầy vào cảng đúng hạn.

DET phản ánh thời gian container nằm ngoài terminal và hãng tàu chưa thể đưa thiết bị quay lại vòng khai thác. Hàng cần rút chậm, kho thiếu nhân sự, địa điểm trả rỗng thay đổi hoặc kế hoạch xe không đồng bộ là những nguyên nhân thường gặp làm phát sinh khoản này.

Phí Storage là gì?

Storage là phí lưu bãi hoặc lưu hàng tại terminal, thường do cảng hoặc đơn vị khai thác terminal thu khi container hoặc hàng hóa chiếm dụng diện tích bãi quá thời gian miễn phí. Storage không đồng nghĩa hoàn toàn với DEM. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể đồng thời chịu DEM của hãng tàu và Storage của terminal vì hai khoản phí phản ánh hai loại chi phí khác nhau.

Biểu phí Storage phụ thuộc vào từng cảng, loại container, tình trạng hàng và số ngày lưu. Container lạnh, hàng nguy hiểm hoặc hàng đặc thù thường có điều kiện và mức phí riêng. Doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp thông báo của terminal và đối chiếu với chứng từ của hãng tàu.

Bảng phân biệt DEM, DET và Storage

• DEM: thường tính khi container của hãng tàu nằm trong terminal quá free time; bên thu thường là hãng tàu hoặc đại lý theo điều kiện áp dụng.
• DET: thường tính khi container nằm ngoài terminal quá free time và chưa được trả đúng địa điểm; bên thu thường là hãng tàu hoặc đại lý.
• Storage: tính cho việc container hoặc hàng chiếm dụng bãi tại terminal; bên thu thường là cảng hoặc đơn vị khai thác terminal.
• DEM và DET có thể được tính riêng hoặc gộp; Storage thường là khoản độc lập.
• Mốc bắt đầu tính, cách tính ngày nghỉ và mức phí phải được kiểm tra theo từng biểu phí.

Ví dụ minh họa dễ hiểu

Giả sử một container nhập khẩu được hãng tàu cấp 5 ngày DEM và 3 ngày DET. Container được dỡ xuống cảng, nhưng doanh nghiệp đến ngày thứ 7 mới lấy ra. Nếu cách tính của hãng tàu bắt đầu từ ngày container sẵn sàng giao, lô hàng có thể vượt 2 ngày DEM. Sau đó, container được đưa về kho nhưng đến ngày thứ 5 kể từ khi ra cổng mới trả rỗng, có thể vượt 2 ngày DET.

Trong cùng khoảng thời gian container nằm tại cảng, terminal cũng có thể áp dụng chính sách Storage riêng. Vì vậy, tổng chi phí không nên được ước tính chỉ bằng một biểu phí. Cần kiểm tra cả thông báo hãng tàu, phí của cảng và các khoản dịch vụ liên quan.

Ví dụ trên chỉ dùng để minh họa nguyên tắc. Mốc tính thực tế có thể theo ngày dỡ tàu, ngày sẵn sàng giao, ngày hết hạn lệnh hoặc quy định riêng. Doanh nghiệp không nên dùng ví dụ này để tự xác định số tiền phải trả cho một lô hàng cụ thể.

Công thức tính tham khảo

Khi biểu phí được tính theo ngày, cách ước tính cơ bản là:

Số ngày chịu phí = Tổng số ngày tính phí – Số ngày miễn phí.

Tổng phí = Số ngày ở từng bậc × Mức phí của bậc tương ứng × Số container.

Nhiều hãng áp dụng mức phí tăng dần, chẳng hạn bậc đầu thấp hơn và các ngày tiếp theo cao hơn. Container 20 feet, 40 feet, 40 feet cao, container lạnh hoặc thiết bị đặc biệt có biểu phí khác nhau. Ngoài ra, ngày cuối tuần và ngày lễ có được tính hay không cũng phải căn cứ điều kiện áp dụng.

Nguyên nhân phổ biến làm phát sinh phí

Chứng từ và thủ tục chưa hoàn tất

Tờ khai chưa thông quan, thiếu giấy phép, chưa có kết quả kiểm tra chuyên ngành, lệnh giao hàng chưa sẵn sàng hoặc phí cảng chưa thanh toán có thể khiến container không được lấy đúng kế hoạch.

Không theo dõi đồng thời nhiều mốc thời gian

Doanh nghiệp chỉ theo dõi ngày tàu đến nhưng bỏ sót ngày container sẵn sàng giao, ngày hết hạn lệnh, free time của hãng tàu, free time tại cảng và hạn trả rỗng. Các mốc này không phải lúc nào cũng trùng nhau.

Nhà máy chưa sẵn sàng rút hàng

Kho đầy, thiếu xe nâng, thiếu công nhân, không có vị trí đỗ hoặc chỉ làm việc trong giờ hành chính khiến container đã lấy ra nhưng không thể rút và trả rỗng kịp thời.

Thiếu phương tiện hoặc trả rỗng không thuận lợi

Mùa cao điểm, ùn tắc cảng, hạn chế giờ xe tải hoặc thay đổi depot trả rỗng có thể kéo dài thời gian. Nếu đơn vị vận chuyển không cập nhật địa điểm trả rỗng, xe có thể phải di chuyển nhiều lần.

Thông tin đặt chỗ và loại container không chính xác

Nhầm số container, hãng tàu, cảng, kích thước hoặc trọng lượng làm kế hoạch điều xe sai ngay từ đầu. Với container lạnh hoặc hàng đặc biệt, việc xử lý còn phức tạp hơn.

Cách hạn chế DEM, DET và Storage

Lập bảng theo dõi từng container

Mỗi container nên có các trường thông tin gồm ngày tàu đến, ngày dỡ dự kiến, ngày được lấy, ngày hết DEM, ngày hết DET, hạn lệnh giao hàng, vị trí trả rỗng, trạng thái thông quan và lịch xe. Với lô hàng nhiều container, nên thiết lập cảnh báo trước hạn ít nhất một đến hai ngày làm việc.

Chuẩn bị hồ sơ sớm

Chứng từ nhập khẩu, mã HS, giấy phép và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nên được rà soát trước khi hàng đến. Khi có vướng mắc, doanh nghiệp còn thời gian xử lý hoặc xin hướng dẫn thay vì để container nằm tại cảng.

Đặt lịch xe theo năng lực rút hàng

Không nên lấy tất cả container ra nếu kho chưa thể xử lý. Kế hoạch nên ưu tiên container sắp hết free time và bố trí nhịp giao phù hợp với số cửa nhận hàng, xe nâng và nhân sự của nhà máy.

Xin thêm free time khi có cơ sở

Với lô hàng lớn, hàng dự án, hàng cần kiểm tra kéo dài hoặc hợp đồng vận chuyển thường xuyên, doanh nghiệp có thể đàm phán thêm free time ngay từ giai đoạn đặt chỗ. Việc xin thêm sau khi chi phí đã phát sinh thường khó hơn.

Kiểm tra địa điểm trả rỗng trước mỗi chuyến

Depot trả rỗng có thể thay đổi theo tình trạng thiết bị. Bộ phận điều độ cần xác nhận địa điểm và điều kiện tiếp nhận trước khi xe rời kho, đồng thời lưu phiếu xác nhận trả rỗng.

Phối hợp một đầu mối xuyên suốt

Khi chủ hàng, đại lý hải quan, hãng tàu, cảng, đơn vị vận tải và nhà máy cùng cập nhật qua một đầu mối, rủi ro bỏ sót thông tin giảm đáng kể. Một lịch vận hành thống nhất thường tiết kiệm chi phí hơn việc xử lý từng khâu rời rạc.

Xử lý thế nào khi phí đã phát sinh?

Doanh nghiệp nên yêu cầu bảng tính chi tiết, kiểm tra số ngày miễn phí, mốc bắt đầu, mức phí từng bậc và chứng từ ra vào cổng. Nếu số liệu không khớp, cần phản hồi sớm với hãng tàu hoặc cảng kèm tài liệu đối chiếu. Trong trường hợp phát sinh do sự cố khách quan, doanh nghiệp có thể gửi đề nghị xem xét giảm phí, nhưng khả năng được chấp thuận phụ thuộc chính sách và hồ sơ chứng minh.

Điều quan trọng là không để tranh chấp phí làm chậm việc lấy hoặc trả container thêm. Bộ phận phụ trách nên đánh giá đồng thời phương án xử lý chi phí và phương án vận hành để hạn chế khoản phát sinh tiếp tục tăng.

Ngọc Phước Logistics hỗ trợ kiểm soát tiến độ container

Ngọc Phước Logistics có thể phối hợp vận chuyển, khai thác tại cảng, giao nhận, đóng rút hàng và bố trí thiết bị theo yêu cầu thực tế. Khi tiếp nhận đầy đủ thông tin về hãng tàu, loại container, cảng, địa chỉ giao và thời hạn miễn phí, đội ngũ điều phối sẽ xây dựng lịch xe phù hợp, cập nhật tình trạng và hỗ trợ khách hàng giảm nguy cơ chờ đợi không cần thiết.