Trị giá hải quan tưởng chừng chỉ là một con số trên tờ khai, nhưng nếu xác định sai, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều hệ quả ngoài dự kiến. Từ chi phí gia tăng đến chậm trễ thông quan, mỗi sai lệch đều có khả năng ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu.
Trị giá hải quan là gì?
Trị giá hải quan là giá trị của hàng hóa xuất – nhập khẩu, được sử dụng làm căn cứ tính thuế và phục vụ thống kê hải quan. Con số này không chỉ dựa trên hóa đơn thương mại mà còn được xác định theo từng giao dịch cụ thể, xét đến điều kiện mua bán, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các khoản điều chỉnh liên quan.
Vì vậy, thông tin trên hợp đồng, invoice, vận đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ đi kèm cần đảm bảo thống nhất. Những chênh lệch về giá, điều kiện giao hàng hoặc chi phí có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, làm rõ. Trị giá hải quan vì thế cần được kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu khai báo thay vì chỉ xem là một thông tin mang tính thủ tục.
Rủi ro khi khai sai trị giá hải quan
Phải giải trình hoặc tham vấn trị giá
Khi mức khai báo có dấu hiệu bất thường, thiếu căn cứ hoặc không phù hợp với bộ chứng từ, doanh nghiệp có thể được yêu cầu giải trình hoặc tham vấn với cơ quan hải quan.
Khi đó, hợp đồng, invoice, vận đơn, chứng từ thanh toán, thỏa thuận về giá cùng các khoản phí liên quan có thể phải được cung cấp để chứng minh cơ sở xác định trị giá. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thiếu tính thuyết phục, quá trình kiểm tra sẽ kéo dài hơn.
Đáng lưu ý, nếu sai lệch lặp lại ở nhiều lô hàng, vấn đề có thể không còn giới hạn ở một tờ khai riêng lẻ mà phản ánh lỗ hổng trong quy trình kiểm soát của doanh nghiệp.
Kéo dài thời gian thông quan
Khi trị giá cần xác minh, bổ sung hoặc điều chỉnh, tiến độ thông quan có thể chậm hơn dự kiến. Khi đó, kế hoạch nhập kho, sản xuất và giao hàng cũng dễ bị ảnh hưởng.
Với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu về trễ có thể làm gián đoạn kế hoạch đưa vào dây chuyền. Với doanh nghiệp thương mại, việc chậm giao hàng có thể tác động đến lịch phân phối và cam kết với khách hàng.
Trong chuỗi cung ứng có lịch trình chặt chẽ, sự chậm trễ ở khâu hải quan còn có thể kéo theo việc điều chỉnh kế hoạch vận tải, kho bãi và giao nhận.
Phát sinh truy thu thuế
Nếu trị giá khai báo bị xác định là chưa phù hợp và phải điều chỉnh tăng, số thuế phải nộp cũng có thể tăng theo. Điều này khiến doanh nghiệp phải bổ sung khoản chênh lệch ngoài kế hoạch ban đầu.
Rủi ro sẽ lớn hơn nếu cùng một sai sót đã xuất hiện ở nhiều lô hàng trước đó. Khi đó, nghĩa vụ tài chính có thể cộng dồn, tác động trực tiếp đến dòng tiền, giá vốn và kế hoạch kinh doanh.
Vì vậy, việc kiểm soát trị giá nên được thực hiện theo một quy trình nhất quán thay vì chỉ xử lý riêng từng lô hàng khi vấn đề đã phát sinh.
Đối mặt rủi ro xử phạt
Nếu sai lệch dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc thuộc trường hợp vi phạm quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với xử phạt hành chính, tiền chậm nộp và các trách nhiệm liên quan tùy theo tính chất, mức độ của vụ việc.
Rủi ro càng tăng khi hồ sơ thiếu tài liệu chứng minh, quy trình kiểm soát chưa rõ ràng hoặc sai sót diễn ra thường xuyên. Do đó, khâu chuẩn bị và rà soát chứng từ cần được thực hiện kỹ lưỡng ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi cơ quan hải quan yêu cầu xử lý.
Gia tăng chi phí logistics
Thời gian xử lý kéo dài có thể kéo theo các khoản phí như lưu kho, lưu bãi, container, phương tiện chờ hoặc chi phí nhân sự bổ sung. Nếu số lượng lô hàng lớn hoặc hồ sơ mất nhiều thời gian xử lý, tổng chi phí có thể tăng đáng kể.
Bên cạnh tác động tài chính, việc thường xuyên xảy ra sai sót còn làm tăng khối lượng công việc nội bộ. Doanh nghiệp phải dành thêm nguồn lực cho việc kiểm tra chứng từ, giải trình và khắc phục những vấn đề vốn có thể phòng tránh từ trước.
Nguyên nhân khai sai trị giá hải quan
Nhầm trị giá hải quan với giá trên invoice
Một lỗi thường gặp là lấy trực tiếp giá trên hóa đơn thương mại để khai báo. Trong khi đó, tùy từng giao dịch, việc xác định trị giá còn phải xem xét đến chi phí vận chuyển, bảo hiểm, hoa hồng, tiền bản quyền và các khoản điều chỉnh liên quan.
Một số khoản không thể hiện trực tiếp trên invoice nhưng vẫn có thể ảnh hưởng đến trị giá cuối cùng, vì vậy doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ cấu trúc của giao dịch thay vì chỉ dựa vào giá mua hàng.
Bỏ sót hoặc xác định sai các khoản điều chỉnh
Ngoài giá mua, một giao dịch có thể bao gồm nhiều khoản chi phí cần được xem xét khi xác định trị giá hải quan. Việc bỏ sót, phân bổ sai hoặc xác định không đúng khoản cần cộng, trừ dễ dẫn đến chênh lệch trong khai báo.
Đây là lỗi đặc biệt dễ xảy ra với những lô hàng có cơ cấu giá phức tạp hoặc nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng chính.
Chứng từ thiếu thống nhất
Hợp đồng, invoice, vận đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan cần thống nhất về giá, điều kiện giao hàng và nội dung của giao dịch.
Nếu xuất hiện thông tin mâu thuẫn giữa các chứng từ, nguy cơ khai sai sẽ tăng, đồng thời doanh nghiệp cũng có thể phải mất thêm thời gian bổ sung hồ sơ hoặc làm rõ với cơ quan hải quan.
Áp dụng chưa đúng phương pháp xác định trị giá
Không phải mọi lô hàng đều được xác định trị giá theo cùng một cách. Việc lựa chọn chưa đúng phương pháp, áp dụng khi chưa đáp ứng đủ điều kiện hoặc tiếp tục sử dụng cách khai của những lô trước dù giao dịch đã thay đổi đều có thể dẫn đến sai lệch.
Do đó, mỗi lô hàng cần được xem xét dựa trên hồ sơ, điều kiện giao dịch và các yếu tố thực tế liên quan.
Chủ động kiểm soát trị giá hải quan cùng Ngọc Phước Logistics
Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần rà soát kỹ bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai. Hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ thanh toán và các khoản chi phí liên quan phải đảm bảo thống nhất, hợp lý và có đầy đủ căn cứ chứng minh.
Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ cũng đặc biệt quan trọng, nhất là với những lô hàng có giá trị lớn, cơ cấu giá phức tạp hoặc từng phát sinh yêu cầu giải trình. Chuẩn bị tốt từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn nếu cơ quan hải quan cần làm rõ thông tin.
Ngọc Phước Logistics hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu rà soát chứng từ, đối chiếu dữ liệu đến thực hiện khai báo hải quan theo từng lô hàng cụ thể. Khi phát sinh vấn đề về trị giá, đội ngũ phụ trách có thể phối hợp xử lý hồ sơ, giảm nguy cơ kéo dài thời gian thông quan.
Không chỉ dừng ở thủ tục hải quan, Ngọc Phước còn kết nối vận tải nội địa, kho bãi, đóng – rút container và vận tải đường biển trong cùng hệ sinh thái dịch vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ, hạn chế gián đoạn và giảm bớt áp lực khi phải làm việc qua nhiều đầu mối.
Quan trọng hơn, mục tiêu không chỉ là hoàn tất một tờ khai, mà là nhận diện rủi ro trước khi chúng trước khi chúng trở thành những tổn thất nghiêm trọng. Kiểm soát tốt trị giá hải quan ngay từ đầu chính là cách doanh nghiệp bảo vệ chi phí, giữ đúng tiến độ và tạo nền tảng cho một chuỗi cung ứng vận hành ổn định, bền vững hơn.
