Mã HS có vai trò gì trong xuất nhập khẩu?
Mã HS là hệ thống mã số dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế. HS là viết tắt của Harmonized System, do Tổ chức Hải quan Thế giới xây dựng. Các quốc gia sử dụng nền tảng chung ở cấp độ quốc tế và có thể mở rộng thêm các chữ số để phục vụ quản lý, thống kê và áp dụng thuế trong nước.
Khi khai báo hải quan, mã HS là một trong những thông tin quan trọng nhất. Mã được lựa chọn ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng, chính sách ưu đãi, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và yêu cầu về xuất xứ. Áp sai mã có thể dẫn đến khai thiếu thuế, nộp thừa thuế, chậm thông quan hoặc bị xử lý theo quy định.
Cấu trúc của mã HS
Ở cấp độ quốc tế, sáu chữ số đầu được sử dụng để nhận diện nhóm hàng theo Hệ thống hài hòa. Cấu trúc cơ bản gồm:
- Hai chữ số đầu: Chương.
- Hai chữ số tiếp theo: Nhóm.
- Hai chữ số tiếp theo: Phân nhóm ở cấp quốc tế.
- Các chữ số bổ sung: Phân nhóm chi tiết theo danh mục của khu vực hoặc quốc gia.
Việt Nam áp dụng Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và biểu thuế tương ứng theo văn bản hiện hành. Doanh nghiệp phải tra cứu đúng phiên bản đang có hiệu lực tại thời điểm mở tờ khai, bởi danh mục và thuế suất có thể được sửa đổi.
Vì sao không thể tra mã chỉ bằng tên sản phẩm?
Tên thương mại thường không đủ để phân loại. Hai sản phẩm cùng được gọi là “máy bơm” nhưng khác nguyên lý hoạt động, công suất, môi chất hoặc cấu tạo có thể thuộc mã khác nhau. Một sản phẩm được gọi là “bộ phụ kiện” cũng có thể phải phân loại từng thành phần hoặc phân loại theo đặc trưng cơ bản của cả bộ.
Cơ quan hải quan xem xét bản chất thực tế của hàng hóa. Các thông tin quan trọng thường gồm:
- Cấu tạo và vật liệu.
- Thành phần hoặc tỷ lệ thành phần.
- Công dụng chính.
- Nguyên lý hoạt động.
- Mức độ hoàn thiện.
- Cách đóng gói và bán lẻ.
- Thông số kỹ thuật.
- Ngành sử dụng.
- Mối quan hệ giữa các bộ phận trong một bộ sản phẩm.
Do đó, tra cứu bằng một từ khóa trên công cụ tìm kiếm chỉ là bước tham khảo ban đầu, không phải kết luận pháp lý.
Sáu quy tắc tổng quát phân loại hàng hóa
Việc phân loại được thực hiện theo các Quy tắc tổng quát giải thích Hệ thống hài hòa. Có thể hiểu khái quát như sau:
Quy tắc 1: Căn cứ nội dung nhóm và chú giải
Tên phần, chương chỉ có giá trị định hướng. Việc phân loại trước hết dựa trên nội dung của nhóm và các chú giải phần, chương có liên quan. Đây là bước quan trọng nhất và thường giải quyết được nhiều trường hợp.
Quy tắc 2: Hàng chưa hoàn chỉnh và hàng hỗn hợp
Hàng chưa hoàn chỉnh nhưng đã có đặc trưng cơ bản của hàng hoàn chỉnh có thể được phân loại như hàng hoàn chỉnh. Quy tắc cũng đề cập vật liệu, hỗn hợp và sản phẩm làm từ nhiều vật liệu.
Quy tắc 3: Khi hàng có thể thuộc nhiều nhóm
Thứ tự xem xét thường gồm nhóm mô tả cụ thể nhất, vật liệu hoặc bộ phận tạo đặc trưng cơ bản, và cuối cùng là nhóm có thứ tự sau nếu các tiêu chí trước không giải quyết được.
Quy tắc 4: Phân loại theo hàng giống nhất
Khi không thể phân loại theo các quy tắc trước, hàng được xem xét theo nhóm của hàng hóa giống nhất về đặc điểm.
Quy tắc 5: Bao bì và vật chứa
Một số loại hộp, bao chuyên dụng đi cùng hàng có thể được phân loại cùng hàng. Bao bì thông thường cũng có quy tắc riêng, trừ trường hợp phù hợp để sử dụng lặp lại.
Quy tắc 6: Phân loại ở cấp phân nhóm
Sau khi xác định nhóm, việc chọn phân nhóm được thực hiện dựa trên nội dung phân nhóm, chú giải và so sánh giữa các phân nhóm cùng cấp.
Các quy tắc phải được áp dụng theo thứ tự và kết hợp với chú giải pháp lý. Không nên chọn mã có thuế thấp hơn nếu mô tả không phù hợp với hàng thực tế.
Quy trình tra mã HS thực tế
Bước 1: Thu thập hồ sơ kỹ thuật
Doanh nghiệp nên chuẩn bị catalogue, hình ảnh, bản vẽ, bảng thành phần, quy trình sản xuất, công dụng, model, nhãn hàng và tài liệu từ nhà sản xuất. Với hóa chất, cần có bảng dữ liệu an toàn và thành phần. Với máy móc, cần sơ đồ hoạt động và thông số kỹ thuật.
Bước 2: Xác định bản chất và đặc trưng chính
Trả lời các câu hỏi: Hàng là gì? Làm từ vật liệu gì? Hoạt động theo nguyên lý nào? Dùng để làm gì? Là sản phẩm hoàn chỉnh, bộ phận hay nguyên liệu? Có được đóng thành bộ bán lẻ không?
Bước 3: Tìm chương và nhóm có khả năng phù hợp
Tra cứu Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, chú giải chương và mô tả nhóm. Có thể tham khảo mã của hàng tương tự, nhưng không sao chép máy móc từ tờ khai cũ hoặc mã do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp.
Bước 4: Áp dụng quy tắc phân loại
Đối chiếu nội dung nhóm, chú giải loại trừ và các Quy tắc tổng quát. Nếu có nhiều mã có vẻ phù hợp, cần phân tích điểm khác nhau bằng dữ liệu kỹ thuật.
Bước 5: Kiểm tra chính sách và thuế
Sau khi xác định mã dự kiến, kiểm tra thuế suất, thuế ưu đãi đặc biệt theo xuất xứ, thuế giá trị gia tăng, giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc chính sách quản lý khác. Nếu kết quả chính sách bất hợp lý so với bản chất hàng, cần rà soát lại mã và hồ sơ.
Bước 6: Lưu căn cứ phân loại
Doanh nghiệp nên lưu catalogue, tài liệu kỹ thuật, bản phân tích, văn bản tham khảo và trao đổi với nhà cung cấp. Hồ sơ này hữu ích khi cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc khi nhập khẩu lặp lại.
Có nên dùng mã HS do nhà cung cấp cung cấp?
Mã của nhà cung cấp là nguồn tham khảo nhưng không phải căn cứ cuối cùng. Sáu số đầu thường có tính hài hòa quốc tế, trong khi các số tiếp theo có thể khác giữa quốc gia. Ngoài ra, nhà cung cấp có thể dùng mã theo mô tả thương mại, hệ thống quản trị nội bộ hoặc phiên bản danh mục khác.
Doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam chịu trách nhiệm về nội dung khai báo. Vì vậy, cần đối chiếu mã với Danh mục Việt Nam, tài liệu kỹ thuật và quy định hiện hành.
Phân loại trước mã số là gì?
Trong trường hợp hàng mới, cấu tạo phức tạp, giá trị lớn hoặc nhập khẩu thường xuyên, doanh nghiệp có thể xem xét thủ tục xác định trước mã số theo quy định. Hồ sơ thường cần được nộp trước khi làm thủ tục cho lô hàng và phải có đầy đủ thông tin, mẫu hoặc tài liệu kỹ thuật theo yêu cầu.
Kết quả xác định trước giúp doanh nghiệp có cơ sở lập kế hoạch thuế và chính sách. Tuy nhiên, giá trị áp dụng phụ thuộc việc hàng thực tế, hồ sơ và điều kiện nhập khẩu phù hợp với nội dung đã được xem xét.
Những sai lầm thường gặp
Chọn mã theo tên gọi thông thường
Tên “đèn”, “keo”, “máy”, “phụ kiện” hoặc “bộ điều khiển” quá rộng. Cần phân tích nguyên lý, thành phần và chức năng.
Ưu tiên mã có thuế thấp
Thuế suất là kết quả sau phân loại, không phải tiêu chí chọn mã. Cố tình chọn mã thấp thuế nhưng không phù hợp có thể tạo rủi ro truy thu và xử lý.
Không đọc chú giải loại trừ
Một chương có thể loại trừ hàng thuộc vật liệu hoặc công dụng đặc biệt sang chương khác. Chỉ đọc mô tả ngắn trong biểu thuế dễ bỏ sót quy định này.
Dùng một mã cho toàn bộ bộ phận
Phụ tùng chỉ được phân loại như phụ tùng khi đáp ứng điều kiện. Nhiều chi tiết có mô tả riêng trong danh mục và phải đi theo mã riêng.
Không cập nhật văn bản
Danh mục, thuế và chính sách có thể thay đổi. Mã đã dùng nhiều năm không đồng nghĩa luôn đúng cho lô hiện tại.
Hậu quả của việc áp sai mã HS
Sai mã có thể làm thay đổi số thuế phải nộp, dẫn đến truy thu, tiền chậm nộp hoặc xử lý vi phạm tùy trường hợp. Lô hàng cũng có thể bị yêu cầu bổ sung giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều chỉnh tờ khai. Nếu khai mã dẫn đến hưởng ưu đãi không đúng, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh cả hồ sơ xuất xứ.
Ngược lại, áp mã thuế cao hơn thực tế làm tăng chi phí và ảnh hưởng giá bán. Việc điều chỉnh hoặc hoàn thuế cần hồ sơ và thời gian. Vì vậy, đầu tư vào bước phân loại từ đầu thường tiết kiệm hơn xử lý sau thông quan.
Ngọc Phước Logistics hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hải quan
Ngọc Phước Logistics cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan và phối hợp vận chuyển, cảng, kho bãi cho hàng xuất nhập khẩu. Đội ngũ có thể hỗ trợ khách hàng rà soát dữ liệu, xác định tài liệu còn thiếu và chuẩn bị hồ sơ khai báo dựa trên thông tin hàng hóa được cung cấp.
Với mặt hàng phức tạp, doanh nghiệp nên gửi tài liệu kỹ thuật sớm và cân nhắc ý kiến chuyên gia hoặc thủ tục xác định trước. Việc tư vấn dựa trên tên hàng đơn giản không thể thay thế hồ sơ phân loại đầy đủ.
